การเชื่อมโยงระหว่างระบบ e-GP และระบบ GFMIS

            จากการที่กรมบัญชีกลาง ได้มีหนังสือด่วนที่สุด ที่ กค 0421.6/ว 266  ลงวันที่ 16 กรกฎาคม 2555 แจ้งการพัฒนาระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-GP) ระยะที่ 2 ครอบคลุมวิธีการจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ ทั้ง 12 วิธี รวมถึงได้มีการเชื่อมโยงกับระบบบริหารการเงินการคลังภาครัฐแบบอิเล็กทรอนิกส์ (GFMIS) จึงได้กำหนดให้มีการบันทึกรายการในระบบ e-GP  เมื่อมีการจัดซื้อจัดจ้างในวงเงินตั้งแต่ 5,000 บาทขึ้นไป และให้เริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 15 กรกฎาคม 2555 นั้น
            งานพัสดุ 1 ได้ทดลองบันทึกรายการลงในระบบ e-GP โดยรายการที่บันทึก เป็นการจัดจ้างทำครุภัณฑ์วิทยาศาสตร์ จำนวน 21 รายการ โดยวิธีพิเศษ มีทั้งเงินงบประมาณรายได้ และเงินงบประมาณแผ่นดิน ซึ่งการจัดจ้างดังกล่าว จะต้องทำระบบ e-GP  2 สัญญา  และสามารถส่งมอบของชิ้นใดก่อนก็ได้ เมื่อทดลองบันทึกรายการ ทำให้พบว่า

1.  หากต้องการทำให้เป็น 2 สัญญา คือ บันทึกสัญญาแรก แล้วจะมีเครื่องหมาย +  ให้คลิกที่เครื่องหมาย +  จะให้เราเริ่มทำสัญญาที่ 2  โดยไม่ต้องคำนึงถึงว่า สัญญาแรกจะเรียบร้อยแล้วหรือยัง
2. หากรายการที่ส่งมอบ เป็นรายการที่จำเป็นต้องส่งของต่อเนื่องกันไป เช่น งานก่อสร้าง ที่มีหลายงวดงาน  ให้เราเลือกแบบ แยกรายการ  แต่ในกรณีที่ทดลอง ต้องเลือก  แบบรวมรายการ  แล้วจึงระบุงวดว่าเป็น 21 งวด แล้วจึงระบุว่า งวดละ 1 รายการ  
3. ในการบันทึกรายการในสัญญา  ต้องพิมพ์ชื่อรายการลงไป และบอกงวด ที่จะต้องส่ง
4. ในการเลือกงวดการจ่ายเงิน จะต้องทำการพิมพ์ชื่อรายการ และเลือกงวดงานที่สัมพันธ์กัน, กรอกวงเงินของรายการนั้นลงไป  แล้วคลิกที่ช่องจำนวนเงินรวม หากไปคลิกที่ช่องร้อยละ ซึ่งบังคับว่าจะต้องระบุ จะทำให้จำนวนเงินเปลี่ยนไป  แต่ถ้าไม่กำหนด ก็จะมีปัญหาตอนเชื่อมโยงเข้าระบบ GFMIS

      ปัญหาที่พบนี้ ไม่มีอยู่ในคู่มือของกรมบัญชีกลาง  และคงไม่มีใครปฏิเสธว่า สิ่งที่ยุ่งยากและลำบากต่อการบันทึกรายการของเจ้าหน้าที่พัสดุก็คือ การบันทึกข้อมูลคณะกรรมการ เนื่องจากต้องขอข้อมูลส่วนตัวของผู้ที่จะมาเป็นคณะกรรมการ อาทิเช่น เลขประจำตัวประชาชน  ที่อยู่ e-mail  เพียงแค่ขอชื่อมาเป็นกรรมการก็ยังยากแล้ว ซึ่งเราก็เข้าใจดีว่า ข้อมูลดังกล่าว สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้หลายทาง การที่ระบบมีช่องสำหรับ download ข้อมูลกรรมการ ไม่ได้ช่วยให้เราทำงานงานได้เร็วขึ้น เนื่องจาก เราก็จะต้องสืบค้นจากเลขประจำตัวประชาชน เนื่องจากไม่มีช่องทางให้สืบค้นจากชื่อ หรือ ชื่อสกุล

      การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบ e-GP กับ ระบบ GFMIS
      เมื่อทดลองดึงข้อมูล e-GP จาก web online  พบว่า

1. ระบบให้ระบุเลขที่โครงการ และเลขที่สัญญาจากระบบ e-GP  ไม่สามารถค้นหา หรือระบุจากข้อมูลอื่นใดได้นอกจากต้องระบุทั้ง 2 เลขที่
2. หากมีการบันทึกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้เสนอราคาที่เป็นบุคคลธรรมดา ตามคู่มือ คือ ขึ้นต้นด้วย 9 เช่น  999-999-999-000-1  จะพบปัญหาว่า ระบบ GFMIS ไม่สามารถหาผู้ขายที่มีข้อมูลตรงกันได้
3. ระบบ GFMIS จะเชื่อมโยงข้อมูลของ ผู้ขาย, เลขที่ใบสั่งซื้อ และจำนวนเงินรวม  แต่เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องพิมพ์ข้อมูลอื่น ๆ  อาทิเช่น ประเภทการจัดซื้อ,  รหัส GPSC, รายการพัสดุ, จำนวน, หน่วยนับ  ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้ากว่าการบันทึกรายการด้วย บส.01 และ บส.01-1 

      กรมบัญชีกลาง จะมีแนวทางในการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ อย่างไร จะมาตรการใดมาช่วยเหลือเจ้าหน้าที่พัสดุ ที่ต้องใช้งานหลาย ๆ ระบบ งานโปร่งใสขึ้นกับระบบจัดซื้อจัดจ้างมีมากขึ้น จะคุ้มค่าหรือไม่กับความซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงาน และความล่าช้าที่จะต้องเกิดขึ้น ความผิดพลาดคลาดเคลื่อนที่อาจจะเกิดขึ้นจากการบันทึกรายการที่ไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลถึงกันได้ หรือแม้กระทั่งความเสี่ยงที่เกิดจากการให้ข้อมูลส่วนบุคคลกับเจ้าหน้าที่พัสดุ